Angebot nachfassen
als Caterer
Ein Catering-Angebot ist keine schnelle Entscheidung. Kunden vergleichen mehrere Anbieter, sprechen mit Partnern und Kollegen — und dann passiert oft: nichts. Dabei ist ein freundliches Nachfassen in der Catering-Branche besonders wirkungsvoll, weil die Konkurrenz groß und der Aufwand für ein Angebot erheblich ist. Dieser Ratgeber zeigt, wie Caterer und Eventgastronomen ihre Angebote effektiv nachfassen.
Warum Caterer besonders oft Buchungen verlieren
In der Catering-Branche ist der Zeitraum zwischen Anfrage und Entscheidung oft lang. Hochzeiten, Firmenevents oder Geburtstage werden Monate im Voraus geplant. Kunden holen sich drei, vier oder fünf Angebote ein — und dann zieht das Tagesgeschäft sie wieder ab. Das Angebot liegt im Posteingang, die Entscheidung wird vertagt, und irgendwann buchen sie beim Anbieter, der zuletzt in Erinnerung war.
Das Schweigen des Kunden nach einem Catering-Angebot bedeutet fast nie ein klares Nein. Es bedeutet: Die Entscheidung steht noch aus. Eine freundliche Nachfrage zum richtigen Zeitpunkt bringt den Kunden zurück zum Angebot.
Das richtige Timing für Catering-Angebote
Die bewährte Sequenz — Tag 3, 7 und 14 — gilt auch für Catering-Betriebe. Es gibt jedoch eine wichtige Besonderheit: Bei Anfragen, die noch weit in der Zukunft liegen (sechs Monate oder mehr), können etwas längere Abstände zwischen den Kontakten sinnvoll sein. Wer für eine Hochzeit im November fragt und das Angebot im April erhält, hat noch viel Zeit. Aber auch hier gilt: Wer nicht nachfragt, wird vergessen.
- Tag 3: Freundliche Rückfrage, ob das Angebot angekommen ist und ob Fragen offen sind
- Tag 7: Angebot für ein kurzes Gespräch machen — oft klären sich Fragen besser am Telefon
- Tag 14: Letzte Erinnerung, danach Akte schließen ohne schlechtes Gewissen
Wie eine gute Nachfass-Mail für Caterer klingt
Die Nachfass-Mail sollte immer Bezug auf das konkrete Angebot nehmen: Datum der Veranstaltung, Art des Events (Hochzeit, Firmenevent, Geburtstag), vielleicht die Personenzahl. Das zeigt, dass es sich um eine persönliche Nachfrage handelt — nicht um eine automatisierte Massenmail.
„Wir möchten nachfragen, ob Sie unser Angebot erhalten haben und wann wir mit einer Rückmeldung rechnen dürfen."
„Guten Tag Frau Schneider, ich wollte kurz nachfragen, ob noch Fragen zu unserem Angebot für Ihre Hochzeit am 14. September offen sind. Gerne besprechen wir Details auch in einem kurzen Telefonat."
Der Unterschied: Die zweite Mail zeigt, dass der Caterer den Kunden kennt und sich erinnert. Das ist kein großer Aufwand — aber er hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Was Caterer beim Nachfassen vermeiden sollten
- Rabatt im ersten Nachfassen: Das signalisiert Unsicherheit und wertet das Angebot ab, bevor der Kunde überhaupt nachgefragt hat
- Zu viele Nachfass-Mails: Nach drei Kontakten ist Schluss — mehr schadet der Beziehung mehr als es nutzt
- Generische Formulierungen: "Haben Sie unser Angebot erhalten?" ohne Kontext wirkt wie eine Massenmail
- Von einer Fremd-Domain: Mails von unbekannten Absenderadressen landen im Spam und wirken unprofessionell
Automatisches Nachfassen: Warum es für Caterer besonders sinnvoll ist
Ein aktiver Catering-Betrieb verschickt in Stoßzeiten (Frühjahr, Herbst) viele Angebote gleichzeitig. Jedes davon manuell im Blick zu behalten — und zum richtigen Zeitpunkt nachzufassen — ist aufwändig und fehleranfällig. Wer vergisst nachzufragen, verliert Aufträge, die er hätte gewinnen können.
Mit einem automatischen Nachfass-Service wie Angebotstracker müssen Sie nur eines tun: die Service-Adresse einmalig ins CC der Angebots-Mail setzen. Alles andere — die Nachfass-Mails an Tag 3, 7 und 14 — läuft automatisch, von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse, in Ihrem Namen. Der Kunde merkt keinen Unterschied zu einer manuell geschriebenen Nachricht.
Häufige Fragen
Nie wieder eine Buchungsanfrage verlieren
Angebotstracker verschickt Nachfass-Mails automatisch an Tag 3, 7 und 14 — von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse, in Ihrem Namen. Kein manueller Aufwand.